酒店差旅價格談判充滿挑戰，供需雙方有何應對策略？

2023年的酒店RFP（投標請求書）企業價格談判充滿了挑戰。

對于部分公司來說，2023年是他們自疫情以來第一次參與全面議價。根據差旅媒體和研究公司BTN在2022年底做的下一年企業酒店采購策略調查數據，當時在327名受訪的企業差旅管理人士中，只有4%的受訪者表示已經完成了2023年RFP流程，另外只有三分之一的受訪者預計將可以按自己計劃的時間完成該流程。

RFP是Request?For?Proposal（投標請求書）的縮寫，通常每年進行一次，這一談判時期是酒店供應商和企業或機構買家之間進行酒店采購談判和協商的高峰期。在RFP季，企業或機構通常會評估他們的酒店/會議/餐飲/入住等需求，向酒店發送采購需求，以獲取相應的報價。酒店收到RFP后會進行評估，并提供相關的報價方案。

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這是酒店業中繁忙且關鍵的時期，酒店競爭激烈，同時也是企業或機構選擇合適的酒店供應商的重要時刻。RFP季具體的時間會因地區和行業而有所不同，不同的企業和機構也可能有自己特定的時間表和流程。

那么，2023年的RFP季為何會充滿挑戰？

對于許多酒店供應商來說，由于企業開始提案的時間太晚，他們沒有足夠的時間做準備。另一方面，供應商的差旅產品種類有限，有時難以滿足差旅買家的需求，而且酒店開始會提供較有吸引力的價格，但是買家在談判過程中仍會面臨重重困難。

酒店運營成本的上升也是一個影響因素。酒店軟件公司Hotel Effectiveness的數據顯示，2021年3月至2022年3月，全服務酒店每間入住客房的勞動力成本同比上升26.8%，長住酒店同比上升14.4%，精選服務酒店的增幅為31.1%。酒店供應商表示，酒店需要根據市場價來制定企業協議價，從而抵消勞動力成本的上升。

在這種緊張的合作關系中，企業和酒店雙方應該采用哪些策略，實現共贏？

價格本身不應該是策略，談判才是

無論是供應商還是買家，雙方在談判過程中都會有不滿。對于供應商來說，由于企業確定采購計劃的時間較晚，他們準備提案的時間就相應地被縮短。無論這是否是企業的一種談判策略，總會有酒店供應商愿意等待，希望買家能夠提供更具體的信息。

萬豪全球客戶經理Dave Alston表示，很多人認為，如果買家晚些時候進行招標，供應商能夠提出更多方案，整個提案過程也會變得更容易一些，但是有酒店高管表示，很多買家并沒有明確的采購計劃，而供應商面臨數據不足和提案交期短的雙重挑戰，這最終會加大供應商制定提案的難度。

從買家的角度來看，如果酒店一味地通過漲價來刺激企業給出回復，也無法達到理想的合作效果。有人表示，提高價格不應該是策略，談判才是策略。差旅管理公司Tripbam的酒店解決方案執行副總裁David Mollov表示，在理想情況下，談判是普遍做法，但是雙方要有更明確的目標，以及大量的數據支撐。全球銷售管理人員面臨的挑戰是提供解決方案，而提案過程中的一個難點是，要根據上千家酒店的信息進行談判。

對供應商來說，之前疫情帶來的間接好處是，在當時價格普遍下降的情況下，更多買家愿意接受動態價格。凱悅酒店集團全球銷售總監Susan Bingham表示，在差旅市場，要恢復采用靜態價格機制變得更加困難，因為酒店對于能夠享受靜態價格的業務設置的門檻更高。

對此，有買家作出回應，酒店可以直接說明情況，而不是花費大量時間進行談判。

買家還提到，全球分銷商與當地差旅市場的實際情況之間可能存在脫節的問題，因為制訂整體戰略的往往是酒店管理公司，而差旅市場各地的實際情況可能會有所不同。

了解市場

BCD Travel旗下差旅咨詢公司Advito副總裁兼全球酒店業務負責人Laura Kusto表示，差旅買家需要了解每個城市的具體情況，以主要差旅目的地2019年的預訂量為參照，比較目前的復蘇情況，以此了解潛在庫存和供需關系。

以美國市場為例，芝加哥、圣地亞哥和達拉斯等城市的需求量很大，最佳價格（BAR）從2021年到2022年有顯著增長，在這種情況下，了解價格漲幅非常重要，但是差旅買家的目標仍然是，在上調價格的同時拿到低于BAR的價格。如果酒店供應商希望提升協議價，而且增幅超過BAR，那么差旅買家就應該努力談判，拿到最優惠的價格。

在亞太市場，2022年的BAR低于2021年，酒店供應商要想提高協議價，差旅買家都不會接受。

差旅買家不僅要了解市場，也要知曉酒店供應商的運營情況。雖然有很多關于酒店運營成本上漲和人員不足的消息，但實際上，有些酒店已經在復蘇甚至實現增長。

雖然不可能掌握所有酒店的情況，但差旅買家需要了解核心市場的復蘇情況，與酒店供應商進行深入交流并進行討論。

制定靈活的定價方案

部分酒店高管表示，提案過程中會出現“混合”方案，酒店會根據地區、市場、經濟環境和出行目的等因素，并綜合采用動態定價、價格上限和靜態定價等策略，制定出“混合”方案。

Alston表示，通過這種方式，合作伙伴就不會對傳統的固定價格過渡性提案有所抵觸。Bingham也表示，酒店高管在疫情期間與合作伙伴密切合作，制定了動態定價模式。

BCD Travel旗下差旅咨詢公司Advito的數據顯示，2021年僅有13%的企業客戶接受動態定價，到了2022年，這一比例達到39%，同比上升了26個百分點。Advito表示，將動態定價設為永久更新狀態，并向酒店解釋原因，能夠為雙方帶來好處。從長遠來看，企業可以節省資金，無需每年發送提案，除非有一方希望重新商定折扣和權益。

業內專家認為，無論經濟環境是否穩定，精心策劃的方案必然對所有參與方都有益處，但它也需具備靈活性。美國酒店集團Choice Hotels的旅游業務合作伙伴負責人AngeLis Davidson表示，這是酒店致力于與客戶建立合作伙伴關系，提出混合定價策略的原因，靈活、合作和定期溝通是關鍵。

明確目標，撬動杠桿

Advito表示，為避免損失，差旅買家應該在酒店供應商提案之前就主動給出目標價格，而不是讓供應商先出價。BCD每個月都會通過第三方供應商研究數十萬家酒店的價格數據，以掌握市場和酒店房價恢復情況。通過對目標價格進行基準比較，差旅買家可以告訴酒店業主能夠達成交易的條件。這種以數據為支撐的策略，能夠確保目標價與市場保持一致。

Advito還表示，排名前10%的酒店占據了企業在酒店方面總支出的65%。更具體來說，前5%的酒店就已經占了企業50%的酒店消費支出，所以企業應該集中精力就這些酒店進行談判。緊隨其后的5%的酒店，其占據企業支出的占比為15%，企業買家應該對這些酒店進行動態定價談判，爭取獲得比連鎖酒店更有競爭力的折扣。

擁抱新策略

隨著酒店行業格局發生重大轉變，差旅買家應該嘗試采用新策略，適應變化并保持競爭力。

采用非常規周期：Advito的數據顯示，有近三分之一的差旅買家開始采用非常規周期，例如，用4月至次年3月，或6月至次年5月作為一年的周期，取代1月至12月的常規周期。Advito預計，市場今年會回暖，而且差旅買家可以避開提案高峰期。

全年監控價格：Advito預計，2023年的休閑需求將下降，差旅買家將獲得更多的議價主動權，并有機會重新協商價格，因此確保價格具有競爭力也變得尤為重要。

勇于革新：傳統的采購主要涉及大型項目，而且大多是靜態價格。針對關鍵市場中的頂級酒店，盡管這些項目規模相對較小，但需要更周全的考量。差旅買家應該勇于創新，同時采用靜態價格和動態價格。酒店也支持這種方法。

展示忠誠度：對于需求量較小的企業，可以采用的策略是展示其交付給酒店的業務占比。例如，當企業告訴酒店供應商，他們在特定城市有80%的需求都需要該酒店來承接，那么酒店供應商就會意識到，雖然該企業不是最大的客戶，但忠誠度很高。

參考資料：1.After an Arduous Hotel RFP Season, Lessons Learned. (BTN)2.Prepare your corporate travel hotel program for an effective 2023 RFP. (ADVITO)3.How to maintain a competitive corporate hotel program in 2023. (ADVITO)